Pola Komunikasi Organisasi Yang Baik

“Organisasi terdiri dari sejumlah orang, ia melibatkan keadaan saling tergantung, ketergantungan memerlukan koordinasi, koordinasi mensyaratkan komunikasi”. Demikianlah hubungan antara komunikasi dan organisasi yang dinyatakan oleh William V. Hanneydalam Efendi (1984 : 146).

Kemudian, dapat dikatakan bahwa ketika berbicara mengenai organisasi maka tidak akan lepas dari komunikasi karena komunikasi merupakan sine qua non bagi organisasi. Komunikasi sangat penting dalam membina hubungan antar manusia yang terlibat dalam sebuah organisasi. Masing-masing anggota organisasi yang memiliki kepentingan pribadi bersatu padu membentuk kepentingan bersama.

Dalam perjalanan sebuah organisasi, kedua kepentingan ini sangatlah mungkin berbenturan sehingga menimbulkan konflik. Pada tahap inilah komunikasi hadir dan berperan penting dalam meniadakan konflik yang terjadi antara dua kepentingan tersebut.

Pengertian Komunikasi Organisasi

Pearson dkk dalam bukunya Human Communication (2011 : 206) mendefinisikan komunikasi organisasisebagai berikut :

“Organizational communication as the ways in which groups of people both maintain structure and order through their symbolic interactions and allow individual actors the freedom to accomplish their goals”. (Komunikasi organisasi sebagai cara di mana sekelompok orang mempertahankan struktur dan ketertiban melalui interaksi simbolik mereka dan memberikan kebebasan bagi setiap individu untuk mencapai tujuan mereka).

Dari definisi di atas terlihat bahwa komunikasi merupakan alat utama untuk mempengaruhi organisasi dan untuk memperoleh akses ke dalam sumber daya organisasi. Masing-masing organisasi memiliki ciri-ciri komunikasi yang berbeda dan dipengaruhi oleh tipe atau bentuk organisasi serta jaringan komunikasi organisasi.

Jaringan

Ketika manusia berkomunikasi dalam suatu organisasi, mereka membutuhkan suatu sistem untuk mengatur alur informasi. Tidak hanya organisasi berskala besar yang memiliki tingkat kompleksitas yang begitu tinggi namun juga organisasi berskala kecil.

Dengan adanya sistem pengatur alur informasi, setiap anggota organisasi dapat mengetahui “siapa berbicara kepada siapa”. Sistem ini oleh Ronald Adler dkk disebut dengan communication networks atau jaringan komunikasi yaitu sebuah pola hubungan regular antara individu dengan individu lainnya dimana alur informasi berjalan dalam sebuah organisasi.

Kemudian, menurut Stohls (2005) dalam Pearson dkk (2011 : 207) menyatakan bahwa jaringan komunikasi dalam organisasi terbentuk berdasarkan komunikasi formal dan komunikasi informal.

Secara umum, terdapat dua macam jaringan komunikasi dalam organisasi yaitu formal dan informal.

1. Komunikasi Formal

Jaringan komunikasi formal adalah sistem yang dirancang oleh manajemen untuk menentukan “siapa seharusnya berbicara kepada siapa” agar pekerjaan dapat diselesaikan. Jaringan komunikasi formal organisasi skala kecil lebih sederhana dibandingkan dengan jaringan komunikasi formal organisasi skala besar.

Salah satu cara paling mudah untuk menggambarkan jaringan komunikasi formal dalam sebuah organisasi adalah melalui struktur organisasi atau organigram. Organigram atau struktur organisasi merupakan petunjuk atau panduan mengenai siapa yang bertanggung jawab mengenai tugas yang diberikan dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kinerja rekan-rekannya.

Menurut Ronald Adler dkk dalam bukunya Communicating at Work : Strategies for Success in Business and the Professions, terdapat 3 (tiga) macam jaringan komunikasi formal dalam organisasi, yaitu :

a. Komunikasi dari atas ke bawah atau downward communication

Menurut Katz dan Kahn (1978), komunikasi dari atas ke bawah atau downward communication terjadi manakala pihak atasan mengirimkan pesan kepada bawahan. Adapun bentuk komunikasi dari atas ke bawah pada umumnya berupa :

- Job instructions (instruksi pekerjaan), merupakan perintah mengenai apa yang harus dilakukan atau bagaimana melakukannya.

-Job rationate (rasio pekerjaan), merupakan penjelasan atau penjabaran bagaimana satu tugas berkaitan dengan tugas lainnya.

-Procedures and practices (prosedur dan praktis), merupakan sekumpulan informasi mengenai peraturan, regulasi, kebijakan, dan keuntungan.

-Feedback (umpan balik), merupakan informasi mengenai seberapa efektif kinerja seseorang.

-Indoctrination (indoktrinasi), merupakan informasi yang bertujuan untuk memotivasi para karyawan dengan memberikan kesan tentang misi organisasi dan secara khusus bagaimana mereka terhubung dengan misi organisasi.

b. Komunikasi dari bawah ke atas atau upward communication

Komunikasi dari bawah ke atas atau upward communication terjadi manakala pihak bawahan mengirimkan pesan kepada atasan. Ada 4 (empat) tipe pesan yang dikirimkan, yaitu :

1. What subordinates are doing – apa yang dilakukan oleh karyawan.
2. Unsolved work problems – masalah-masalah pekerjaan yang tidak terselesaikan.
3. Suggestions for improvement – harapan-harapan untuk perbaikan.
4. How subordinates feel about each other and the job – apa yang karyawan rasakan tentang rekan dan pekerjaan.

c. Komunikasi horizontal atau horizontal communication (komunikasi lateral)

Komunikasi horisontal terdiri dari berbagai pesan antar anggota dalam sebuah organisasi dengan kekuasaan yang sama atau seimbang. Komunikasi horisontal disebut juga dengan komunikasi lateral dan memiliki beberapa tujuan, yaitu :

1. Task coordination – koordinasi tugas.
2. Problem solving – pemecahan masalah.
3. Sharing information – berbagi informasi.
4. Conflict resolution – resolusi konflik.
5. Building rapport – membangun kebersamaan atau hubungan.

Karena sifatnya yang tidak formal, seringkali desas-desus dapat menyebar melalui komunikasi horisontal. Kemudian, untuk memecahkan masalah yang timbul akibat proses komunikasi horizontal maka diperlukan peran public relations.

Dalam menjalankan tugasnya, public relations bergaul dengan karyawan untuk menggali dan mengumpulkan informasi serta menampung berbagai macam keluhan yang dirasakan oleh karyawan yang berhubungan dengan pekerjaan.

2. Komunikasi Informal

Selain memiliki jaringan komunikasi formal, setiap organisasi juga memiliki jaringan komunikasi informal. Komunikasi informal adalah pola interaksi yang didasarkan pada pertemanan, kedekatan antar karyawan, dan saling berbagi dalam hal minat karir dan masalah pribadi. Komunikasi informal dalam sebuah organisasi memiliki beberapa fungsi, yaitu conforming, expanding, expediting, contradicting, circumventing, dan supplementing.

Conforming – Mengkonfirmasi, beberapa komunikasi informal mengkorfirmasi beberapa pesan formal.Expanding – Komunikasi informal dapat menjembatani kesenjangan yang terjadi akibat pesan-pesan formal yang tidak jelas.

Expediting – Melancarkan, komunikasi informal seringkali dapat mengirimkan pesan lebih cepat daripada saluran formal.Contradicting – Kontradiksi, terkadang komunikasi informal berlawanan dengan pesan-pesan yang bersifat resmi.

Circumventing – Pemangkasan, beberapa kontak informal terkadang dapat membantu memotong jalur resmi yang tidak perlu dan menghabiskan banyak waktu.

Supplementing – Komunikasi informal dapat membuat sebuah pekerjaan dapat dikerjakan secara lebih baik dibandingkan dengan komunikasi formal.

Membangun komunikasi informal yang kokoh bukanlah suatu kebetulan. Beberapa tahapan berikut dapat membantu mengembangkan kaitan-kaitan yang penting, yaitu :

Mencari orang di semua level organisasi yang terpapar informasi.Memperlakukan setiap orang dalam organisasi dengan penuh rasa hormat.Mengajukan pertanyaan saat menemukan sumber informasi yang tepat untuk mencari kejelasan suatu kejadian.Jangan memamerkan jalur informal.

Pola

Komunikasi adalah proses pengiriman pesan dari satu pihak ke pihak lain melalui konteks tertentu seperti komunikasi intrapersonal, komunikasi antar pribadi atau interpersonal, komunikasi kelompok atau komunikasi organisasi, dan komunikasi masa. Ketika komunikasi berlangsung dalam konteks komunikasi kelompok atau komunikasi organisasi, maka akan memiliki jaringan komunikasi atau pola masing-masing.

Menurut Rakhmat (2001 : 162-163), terdapat 5 (lima) pola komunikasi yaitu roda (wheel), rantai (chain), Y, lingkaran (circle), dan bintang (star atau networks).

Roda (wheel)

Merupakan pola komunikasi yang dianggap yang terbaik dibandingkan dengan pola komunikasi lainnya. Fokus perhatian dari pola ini adalah seseorang (pemimpin). Apakah pemimpin tersebut dapat berhubungan dengan semua anggota kelompok, dan tidak ada masalah komunikasi, waktu dan feedback dari anggota kelompok.

Tetapi, setiap anggota kelompok hanya dapat berhubungan dengan pemimpinnya. Pola komunikasi ini menghasilkan produk kelompok yang tercepat dan terorganisasi.

Rantai (chain)

Merupakan pola komunikasi yang memiliki permasalahan yang sama dengan pola komunikasi lingkaran. Dalam pola komunikasi rantai, anggota terakhir yang menerima pesan yang disampaikan oleh pemimpin seringkali tidak menerima pesan yang akurat. Sehingga, pemimpin tidak dapat mengetahui hal tersebut karena tidak adanya umpan balik yang disampaikan.

Y
Merupakan pola komunikasi yang sangat rumit dan juga memiliki masalah komunikasi yang sama seperti yang terjadi dalam pola komunikasi lingkaran dan rantai. Tiga orang anggota dapat berhubungan dengan orang di sampingnya seperti pada pola rantai, tetapi ada dua orang yang hanya dapat berkomunikasi dengan seseorang di sampingnya saja.

Lingkaran (circle)

Pada pola ini, pengirim atau pemimpin dapat berkomunikasi dengan anggota kelompok yang lain yang berada dekat dengannya. Tidak ada anggota kelompok lain yang tidak dapat menerima pesan secara langsung dan mereka menerima pesan dari anggota kelompok yang lain yang membagi pesan dari pengirim.

Dalam pola ini, pesan dari pengirim berjalan ke seluruh anggota kelompok dan membutuhkan waktu yang lama untuk sampai kembali kepada pengirim. Setiap orang hanya dapat berkomunikasi dengan dua orang yaitu di samping kiri dan kanannya. Di sini tidak ada pemimpin. Pola komunikasi lingkaran merupakan pola yang paling lambat dalam memecahkan masalah. Pola komunikasi lingkaran juga cenderung melahirkan banyak kesalahan.

Bintang (star)

Semua saluran dari setiap anggota dapat berkomunikasi dengan semua anggota kelompok yang lain. Pada pola, semua saluran tidak terpusat pada satu orang pemimpin. Pola ini juga paling memberikan kepuasan kepada anggota-anggotanya, dan yang paling cepat menyelesaikan tugas bila tugas berkenaan dengan masalah yang sukar.

Tipe-tipe Organisasi

Talcott Parsons (1963) dalam Pearson dkk (2011 : 206) membagi organisasi ke dalam 4 (empat) tipe, yaitu ekonomi, politik, integrasi, dan organisasi yang berorientasi pada pola penguatan.

Organisasi dengan orientasi ekonomi – organisasi yang menghasilkan suatu produk dan/atau menawarkan suatu pelayanan kepada konsumen.

Organisasi dengan orientasi politik – organisasi yang menggunakan dan mendistribusikan kekuasaan dan pengawasan dalam masyarakat.

Organisasi yang berorientasi integrasi – organisasi yang membantu untuk memediasi dan membuat solusi diantara anggota masyarakat.

Organisasi yang berorientasi pada pola penguatan – organisasi yang mempromosikan budaya dan pendidikan secara regular dan pembangunan dalam masyarakat.

Manfaat Mempelajari Pola Komunikasi Organisasi

Dengan mempelajari pola komunikasi organisasi maka akan mendatangkan beberapa manfaat yaitu :

Memahami proses komunikasi yang terjadi dalam organisasi.Memahami pola komunikasi dalam organisasi.Meningkatkan keterampilan berkomunikasi dalam organisasi.Meningkatkan kemampuan dalam mengatasi konflik dalam organisasi.

Demikianlah ulasan sekilas mengenai pola komunikasi organisasi yang dirangkum dari beberapa sumber. Semoga dapat menambah pengetahuan kita tentang pola komunikasi organisasi dan menerapkannya sebagai bagian dari manajemen konflik dalam organisasi tempat kita bernaung.

Sumber: buku komunikasi bisnis

Memahami Komunikasi

Dalam kehidupan sehari-hari, setiap orang tidak dapat dilepaskan dari dunia komunikasi, mulai dari bangun tidur hingga akan tidur kembali. Sebelum berangkat kerja atau sekolah, berbagai kegiatan komunikasi mereka lakukan, seperti mendengarkan radio atau musik dalam format CD atau DVD, menonton acara televisi, membaca koran, tabloid, atau majalah, atau bercengkrama dengan anggota keluarga.

Kegiatan komunikasi yang dilakukan dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik media komunikasi nonelektronik/konvensional maupun media komunikasi elektronik. Media komunikasi nonelektronik antara lain adalah penggunaan bahasa lisan, bahasa isyarat/bahasa tubuh, dan aneka media komunikasi ynag menggunakan kertas (aneka macam surat menyurat, surat kabar, majalah, dan tabloid). Sedangkan media komunikasi elektronik antara lain adalah media sosial, media audio-visual, televisi, interkom, internet, telepon biasa, hand phone, dll.

Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, mengah, maupun besar, orang-orang yang berkecimpung di dalamnya (para pelaku bisnis) tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan faktor yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik konvensional maupun elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-pesan bisnis.

Seorang pimpinan suatu organisasi dapat memberikan perintah kerja atau tugas kepada bawahannya ssecara lisan maupun tertulis. Perintah kerja yang disampaikan secara lisan meliputi penyampaian pesan bisnis melalui telepon, whatsapp grup, interkom, rapat, dan pengarahan. Pesan-pesan bisnis secara tertulis antara lain dapat berupa rangkuman rapat,laporan kerja, memo, surat perintah kerja, sura perjanjian kerja, surat pemesanan barang, menjawab atau membuat surat pengaduan, surat edaran umum, surat pengumuman, surat kontrak kerja sama, proposal, dll. Pembuatan pesan-pesan bisnis tersebut merupakan kegiatan yang rutin dilakukan dalam dunia bisnis. (Tn)

Pentingnya Komunikasi Non Verbal di Dalam Kehidupan dan Bisnis

Apa yang kalian pikirkan jika mendengar komunikasi nonverbal? isyarat?bahasa tubuh? yaa betul sekali jika kalian memikirkan semua itu 

Komunikasi secara umum dibagi menjadi 2 yaitu :komunikasi verbal dan non verbal ,namun sering banyak anggapan bahwa komunikasi non verbal kurang penting,namun banyak penelitian menunjukkan bahwa sekitar 50%-90% komunikasi justru berada dibawah di wilayah non-verbal,nah oleh karena ayo kita ketahui apa sih itu komunikasi non verbal?.

Komunikasi nonverbal adalah proses mengirimkan dan menerima informasi secara interpersonal,baik dengan sengaja maupun tidak disengaja,tanpa menggunakan bahasa yang tertulis maupun lisan.

Nah saat ini kalian sudah tahu bukan apa itu komunikasi nonverbal?dalam komunikasi nonverbal ,sinyal nonverbal memainkan tiga peran penting dalam komunikasi yaitu:

Pertama,melengkapi bahasa verbal.Sinyal nonverbal dapat memperkuat pesan verbal(saat sinya nonverbal itu sesuai dengan kata-kata yang digunakan),sinyal nonverbal juga dapat memperlemah pesan verbal (saat sinyal nonverbal itu tidak sesuai dengan kata-kata yang digunakan),atau mengubah kata-kata secara keseluruhan.

Kedua,sinyal nonverbal adalah mengungkap kebenaran.Orang-orang berpendapat bahwa berbohong dengan sinyal nonverbal akan jauh lebih susah. contoh: kalian mungkin mengatakan kepada klien bahwa suatu proyek berjalan dengan baik,tetapi senyum kalian dipaksakan dan terkesan gugup menyampaikan pesan tersebut maka klien dapat melihat apa yang kalian katakan dengan bahasa tubuh kalian memberikan jawaban yang berbeda.

Ketiga,sinyal nonverbal adalah menyampaikan informasi secara efisien.Maksudnya adalah sinyal nonverbal dapat menyampaikan nuansa dan banyak sekali informasi secara instan.

Nah sekarang kalian sudah mengetahui apa itu komunikasi nonverbal dan bagaimana peran komunikasi nonverbal ,yang terakhir kalian perlu mengetahui Sinyal nonverbal meliputi apa saja? .

1. Ekspresi wajah

Wajah anda merupakan bagian dari tubuh yang paling mudah mengekspresikan emosi kalian,wajah kalian mengungkapkan tipe dan intensitas perasaan kalian.Mata kalian terutama sangat efektif menunjukkan perhatian dan minat,memperngaruhi orang lain,mengatur interaksi,dan membangun sifat dominan.

2. Gerak isyarat dan sikap tubuh

Dengan menggerakan atau tidak menggerakkan badan,kalian dapat mengekspresikkan pesan spesifik dan umum,beberapa dengan sengaja dan beberapa dengan tidak sengaja.Misalnya:lambaian tangan-mempunyai maksud khusus dan disengaja.

3.Karakteristik vokal

Suara kalian juga membawa pesan yang disampaikan dengan sengaja atau tidak dengan sengaja.Pertimbangkan kalimat ini"Apa yang telah anda lakukan?" Bila kalian mengulang pertanyaan tersebut,mengubah nada suara kalian dan memberi penekanan pada beberapa kata ,kalian secara sengaja menyampaikan pesan yang berbeda.

4.Penampilan pribadi

Orang merespon orang lain atas dasar penampilan fisik mereka,kadang-kadang adil dan di waktu lain tidak adil.Walaupun tipe badan dan fitur wajah individu mempunyai keterbatasan,kebanyakan orang mampu mengendalikan penampilan mereka sampai tingakt tertentu.Kerapian rambut,berpakaian,aksesoris dan gaya-Kalian dapat mengendalikan semua ini.

5.Sentuhan

Sentuhan merupakan cara penting untuk menyatakan kehangatan,kenyamanan dan penetraman hati.Sentuhan,sebenernya,mempunyai arti yang begitu kuat sehingga sentuhan diatur oleh kebiasaan budaya yang menentukan siapa dapat menyentuh siapa dan dengan cara bagaimana dalama berbagai keadaan.

Nah sekarang kalian sudah jauh lebih memahami apa itu komunikasi nonverbal bukan? komunikasi nonverbal sangat penting sekali lagi ,karena bukan hanya komunikasi verbal yang dibutuhkan saat kalian ada didalam suatu organisasi/perusahaan namun komunikasi nonverbal juga dibutuhkan.Jadi mulai sekarang latih kemampuan komunikasi non verbal kalian karena itu merupakan salah satu hal penting yang dapat menunjang didalam komunikasi bisnis.

Baca Juga ==>Tak Terima di Curangi, Pembalap Ini Kontan Balas Dendam

Komunikasi nonverbal sangat penting karena memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal, isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat penting untuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang. Keunggulan komunikasi nonverbal adalah reabilitasnya, hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan yang disampaikan. Dengan isyarat nonverbal seseorang dapat mendeteksi kecurangan ataupun menegaskan kejujuran informasi yang diterimanya. 


Mata Kuliah Komunikasi Bisnis
Komunikasi non verbal
Apa itu komunikasi non verbal
Apa pengertian Komunikasi non verbal